在學英文的過程中，很多人專注在背單字、練文法，但在現實生活中，真正能派上用場的，往往是日常與職場的實際應用。比如，職場上常常使用e-mail溝通，無論是詢問、回覆、提案或道歉，都需要清楚、禮貌又專業的英文表達。與其死背例句，不如直接從真實的 E-mail 範例中學起，熟悉常用句型與語氣轉換。這樣不僅能提升英文實力，也能在工作場合立刻派上用場。
從職場E-mail開始學英文
01 祝賀同事生日
許多公司會提供生日禮金或小禮物，但如果再加上一封簡單的英文祝賀信，效果會更好。不只是一句「Happy Birthday」，你也能藉此表達關心，讓同事感受到心意，同時增進彼此的感情。
範例
| Dear John,
Today is your birthday! Time truly flies. We have been colleagues for quite some time, and working with you has always been a pleasure. Your friendliness and positive attitude bring so much joy to our team. I sincerely wish you a happy birthday and great success in the year ahead. Sincerely, Amy |
親愛的John：
今天是你的生日！時間過得真快。我們合作了很久，和你共事一直很愉快。你的友善和積極的態度為我們的團隊帶來了無限的快樂。我衷心祝你生日快樂，並祝福你在未來一年裡一切順利。
Amy敬上
常用英文句型
📍 Wishing you a joyful and memorable birthday!
祝您生日快樂，永遠難忘！
📍 Happy Birthday to you!
祝您生日快樂！
📍 It’s always a pleasure working with you.
與您共事總是我的榮幸。
📍 You always bring happiness and energy to our team.
您總是為我們的團隊帶來快樂和活力。
📍 I wish you all the best in the coming year.
祝您來年一切順利。
📍 May your birthday be filled with joy and laughter.
願您的生日充滿歡樂和歡笑。
常用單字
． colleague 同事
． happiness 快樂
． success 成功
． health 健康
． positive 積極的
． joyful 愉快的
． memorable 難忘的
02 訂購商品
在國際商務往來中，訂購商品是最常見的職場英文應用情境之一。無論是向供應商下訂單，或是確認商品數量、規格與交貨日期，都需要清楚、禮貌又專業的表達方式。
範例
| Dear Sales Manager, We are pleased to place an order for the following items from your company: – Product: Office Chairs (Model A-102) – Quantity: 50 units – Unit Price: USD 85 – Delivery Date: October 10, 2025 – Payment Terms: Net 30 days Please confirm the order and provide us with the proforma invoice at your earliest convenience. Kindly arrange the shipment to our Taipei office address as indicated in the attachment. We appreciate your cooperation and look forward to a successful business transaction. Sincerely yours, Angela Wu Procurement Department BrightTech Co. |
親愛的銷售經理：
我們很榮幸地向貴公司訂購以下產品：
– 產品：辦公椅（型號 A-102）
– 數量：50 把
– 單價：85 美元
– 交貨日期：2025 年 10 月 10 日
– 付款條件：30 天淨付款
請盡快確認訂單並提供形式發票。請安排將貨物運送至附件中所示的台北辦事處地址。
感謝您的合作，期待您與我們成功合作。
此致，
Angela Wu
採購部
BrightTech 公司
常用英文句型
📍 We would like to order [quantity] of [product].
我們想訂購 [數量] 的 [產品]。
📍 Please process our purchase order as listed below.
請以以下方式處理我們的採購訂單。
📍 Kindly confirm the order and provide us with the proforma invoice.
請確認訂單並提供形式發票。
📍 Please advise us of the estimated delivery time.
請告知我們預計交貨時間。
📍 Please issue the invoice upon shipment.
請在出貨時開立發票。
常用單字
． procurement 採購
． proforma invoice 形式發票
． shipment 出貨/運送
． delivery date 交貨日期
． payment terms 付款條件
． confirm 確認
． transaction 交易
． unit price 單價
． quantity 數量
03 商品出貨
在國際貿易或跨國業務往來中，商品出貨的相關英文溝通十分重要。從確認訂單、安排出貨，到追蹤物流進度，每一步都需要清楚、專業的表達，才能避免誤會與延誤。掌握常用的英文句型與單字，不僅能讓溝通更順暢，也能展現專業度。
範例
| Dear Mr. Johnson, This is a notification of shipment. We have shipped your order No. 2378 on 15th of August, 2025. The relevant shipping documents have also been sent to you by email. Please kindly check.You should receive the goods by 25th of August, 2025, provided there are no unexpected delays. Please inform us once the shipment arrives.Thank you very much for your cooperation! Yours truly, ABC Trading Co. |
尊敬的約翰遜先生：
這是裝運通知。我們已於2025年8月15日出貨，訂單編號為2378。相關裝運單據也已透過電子郵件發送給您。請查收。
如無意外延誤，您應該會在2025年8月25日之前收到貨物。貨物到達後請通知我們。
非常感謝您的合作！
此致，
ABC貿易公司
常用英文句型
📍 We have shipped your order No. [XXXX] on [Date].
我們已於 [日期] 出貨，訂單編號為 [XXXX]。
📍 The estimated arrival date is [Date].
預計到貨日期為 [日期]。
📍 Kindly confirm receipt upon arrival.
到貨後請確認收貨。
常用單字
． shipment 出貨
． order number 訂單號碼
． delivery 交貨
． arrival 到貨
． goods 貨物
． notify / notification 通知
． estimated 預計的
． confirm 確認
． delay 延遲
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