如果想要就職國際性企業，爭取更好的薪資、福利、工作環境等等，那麼提升自己的英文程度絕對是必要的。在商業領域中，英文寫作具有重要的地位，工作上常常需要寫電子郵件與來自不同國家的商業夥伴溝通，因此學會商用英語寫作技巧對於職場表現非常重要。這篇文章會介紹商用英文寫作技巧，只要掌握這些規則，寫信的時候就能避免冒犯收件者，還能提升溝通效率。
商用英文寫作 5 大通用原則
1. 說清楚
商務書信應具備明確的宗旨，以確保收信者迅速理解內容。這類書信在達成協議、確定契約、談判、會議邀請等工作中至關重要。為確保良好的溝通，我們必須在信函的主題和開場白中清楚交代宗旨，使收信者能迅速針對主題作出適當回應，避免因字句模糊而引起的交流問題。
2. 長話短說
書信內容應該保持簡潔明瞭，言之有物，最好能以條列式列出重點。在簡短的問候語後，直截了當地表達來意，避免冗長的情節描述和過於複雜的文法和詞彙。文字若過多，不僅會浪費讀者時間，還會使重要的資訊淹沒於大篇幅之中，溝通效果大打折扣。
3. 根據收件人的身分使用適當的稱謂、用字
在商業溝通中，針對不同的受眾，我們需要巧妙選用適當的尊稱和措辭。此外，我們也必須謹慎考慮對方的身分和當前情境，以確保我們的用語既得體又得體。如果選擇了不當的稱呼或言辭，就可能對關鍵的商業合作夥伴或客戶造成不快，進而對公司的業務造成重大損害。因此，在挑選詞語時，我們務必充分瞭解收件人的身份，以確保我們的溝通風格與對方的期望相符。
4. 注意書寫格式
商業文件可分為各式文件，如計畫提議、合同、電子郵件等，而每種文件的標準格式都各有不同。不同的公司或國家可能存在差異，但通常遵循通用標準格式是最可靠且不易出錯的方法。若能事先了解公司所使用的特定格式，然後依照該格式來書寫，將有助於確保文件無誤。
5. 避免錯誤拼寫
商業書信的接收者通常包括同事、上司、客戶、合作夥伴、供應商等，而不是親朋好友。除了避免使用過於隨意的口吻外，有幾點值得注意，包括拼字和文法的正確性，避免使用不完整的句子結構以及避免過度口語化或使用俚語。請謹記商業書信通常要保持正式風格，因此應該更加謹慎。
商業英文寫作 10 個技巧
當您掌握了基本的英文寫作原則後，對於商業英語寫作，也存在許多值得學習的技巧。要再次強調，在商業往來的情境中，以清晰簡潔的表達有助於有效的溝通，這是最關鍵的原則之一，同樣適用於商業英文寫作。以下提供了十個寫作技巧，包括用詞的選擇、文法的運用以及基於實際經驗的建議，協助您將這些技巧實際應用於日常工作中。
● 用簡單的單字
許多人可能認為使用困難的詞彙來書寫能夠展現高超的英文寫作能力。然而，在商業書寫中，你會發現使用精確的詞彙比使用複雜的詞彙效果更佳。重要的是要記住，商務書信不同於文學寫作，使用簡單而清晰的用語即可。如果有一個簡單的詞可以表達相同的意思，那麼就選擇簡單的詞，例如：mathematics → math
● 不要用譬喻
在商業書信中，簡單明瞭是基本原則，應該使用簡潔的句子清晰地傳達資訊。商業場合的溝通以明確、簡潔為首要原則。不要使用譬喻、慣用語、俚語等，不僅因為這樣可能造成不同文化背景的收件者誤解你的意思，複雜的說法也會使得溝通成本上升。
● 具體地描寫
減少抽象且模糊的說法，敘事的時候以具體的事物為中心描述。比起說「目前狀況」，用「公司的財政困難」更能讓收件者了解具體情況，進而做出合適的判斷。
● 少用被動語態
描述事情的時候選擇使用主動語態更容易讓收件者了解狀態，比如：”The company has been acquired by our company. 有間公司被我們收購了” (被動語態)、”We acquired a company.我們收購了一間公司”(主動語態)，後者使用主動語態讓讀者更清楚地知道發生了什麼。
● Affect or Effect?
Affect跟effect在商務書信中都很常見。Affect是一個動詞，表示「影響或導致某人或某事改變」。例如：New technologies continue to affect how we live.而Effect是名詞，意味著「影響的結果」。例如：The pollution in the city had a bad effect on me.使用的時候要小心，不要將他們搞混了。
● 使用中性代名詞
近年來，多元性別認同議題受到廣泛關注，因此在與收件人互動時，使用中性詞彙如「you、person、user、customer」來代替傳統性別特定詞彙「she、he」已變得更加常見。特別是歐美國家特別強調多元性別認同的重要性。因此，為了尊重個人意願、避免可能的冒犯，在選擇代名詞時，不要輕率下定論，使用中性詞彙已成為一種保險的方式。
● 複數要加 s
雖然這些是基本的文法規則，但我們仍需要特別留意以避免犯入門級的錯誤。當句子的主詞是單數名詞時，動詞必須加上”s”；而當主詞為複數名詞時，動詞則不需要加”s”。需要特別注意的是，在商業書信中，經常使用”everybody,” “everyone,” “nobody,” “someone,” “each,” “either,” “neither” 這些常用的單字都被視為單數，因此動詞也必須加上”s”。例如：Everyone knows where it is. 每個人都知道那是哪。
● 正確地使用引號
英文句子中的引號“＂，句尾的句號和逗號應該放在引號內。這是一個常見的錯誤，許多人都容易犯。儘管這種錯誤不會影響語意，但它會給人一種不夠專業的印象，因此務必要格外注意。例如：Our supervisor said, “The interns will proof every brief twice.” 我們主管說：「實習生要把每份簡報都校對兩次。」
● 書寫日期的順序
美國的日期格式與台灣不同，通常以日→月→年的次序來排列日期，這是與台灣習慣的年→月→日相反。這種差異特別容易在僅提及月份和日期時引起混淆。舉例而言，7/11對台灣人來說是七月十一日，但對美國人而言則是十一月七日。因此，在書寫日期時，請注意次序，最好在確認時與對方溝通，以確保彼此都正確理解，這樣會更為確實。
● 時間的格式
在時間表示的方式中，通常有兩種，一是12小時制，例如「5：00 P.M.」，另一是24小時制，如「17:00」。在國際商務溝通中，使用24小時制能夠避免混淆，更清晰地傳達訊息。同時，在與國際夥伴交流時，最好將時區一併標註在文件中，同時避免在正式文件中使用「o’clock」。此外，若要表示中午12點，可直接使用「noon」，例如：The meeting is at noon. 中午開會。
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